Dos protocols
Un amic forner em va parlar un dia de la seva experiència en una empresa estrangera on va treballar un temps. “Un dia -em va explicar- algú s’havia passat posant llevat a la màquina d’amassar i per resoldre-ho van haver de seguir el que van anomenar un protocol: afegir la resta d’ingredients de la massa en la mateixa proporció en què s’havien passat amb el llevat. Aquí no ens cal posar per escrit una solució tan òbvia: en la nostra cultura la cosa més normal quan sorgeix un problema així és trobar-hi una solució fàcil”.
Tot i que és una paraula ben lletja, amb el temps la meva empresa sí que ha anat generant protocols. I sempre han tingut el mateix objectiu: simplificar tasques administratives de poc valor afegit. Per exemple, quan hi havia volum de viatges utilitzàvem un protocol de viatges, indicant com s’havien de demanar els bitllets i els hotels, amb quina antelació, a qui i amb quina informació per buscar el millor preu possible i concentrar el nombre d’emails.
També tenim un protocol de pagament de despeses, que vaig voler implantar el dia que una administrativa em va dir que no podia atendre una petició urgent meva perquè no sé qui li havia presentat el full de despeses i li havia de pagar aquella mateixa tarda. El segon detonant de voler fer un protocol ampli per explicar que els fulls de despeses es presenten així o aixà i que es paguen només els primers dies de cada mes va ser que un treballador va presentar una T-10 del metro acabada de comprar al full de despeses. “Aquests diners ja els he avançat a l’empresa”, em va dir, força indignat, quan li vaig demanar que la presentés un cop acabada d’utilitzar. Aquest afer d’estat (no us podeu imaginar el temps perdut que va estalviar i les hores de conversa que també va provocar) es va saldar amb un avançament a tots els treballadors de 50 euros per a despeses, un avançament que per cert ningú recorda quan té davant la liquidació, perquè surt de l’empresa. ¿Els protocols són útils? Sí, però res millor que les polítiques: no t’ho perdis en properes setmanes.