La Marie Kondo catalana té un pla per a la teva oficina

“Vaja! Aquí us falten unes quantes prestatgeries, oi?” Aquesta va ser la primera reacció de Carol Garcia quan va arribar a la redacció de l’ARA per a aquesta entrevista. Fa quatre anys Garcia va capgirar la seva vida laboral i es va convertir en organitzadora professional: una mena de Marie Kondo (La màgia de l’ordre, 2015) catalana que s’ha especialitzat a millorar l’eficiència i la productivitat dels treballadors i les empreses a través de la creació de sistemes organitzatius.

“Ser ordenat no vol dir ser organitzat. L’ordre és la disposició de les coses i l’organització vol dir tenir implementat un sistema”, matisa Garcia, mentre fa una repassada a les taules de la redacció: “Veig que teniu calaixeres, però sembla que preferiu l’organització horitzontal... Interessant! -exclama davant de la paperassa i el desordre aparent que hi ha-. Suposo que treballeu amb molts fronts oberts alhora i, en el fons, feu una feina que requereix certa creativitat; necessiteu tenir les coses a la vista”, diu fent una anàlisi improvisada.

Com ella, a Espanya ja hi ha una setantena de professionals de l’organització, tant d’espais com d’equips, que asseguren que treballar més a gust, sense estrès, més motivat i de manera més eficient és possible amb només uns quants consells bàsics. Garcia tria per a l’ARA els seus imprescindibles:

1. Aprèn a dir que no

“Abans d’entrar en el terreny físic cal parlar del terreny de les idees”, explica Garcia. Per a aquesta professional de l’organització és bàsic que el client aprengui a posar-se límits: “No ho hem de guardar tot; no hem de buscar una solució a tot; no hem de participar de tots els debats que es plantegen a la feina: no!”, diu amb fermesa. Garcia manté que “ser organitzat és una actitud transversal a la vida”, i que això es pot veure alterat en alguns contextos. Per exemple, un canvi de feina, una mudança, una separació, el naixement d’un fill o la mort d’un familiar. “També hi ha casos més complicats, com els d’acumulació compulsiva o els vinculats a algun trastorn mental”, però en general, assegura, aprendre a dir no “ajuda a reduir l’estrès que genera no arribar a tot”.

2. Desfes-te del que és innecessari

“És la primera fase pràctica: descartar o purgar”, explica Garcia. “Acumulem coses perquè no sabem dir que no: si no ho utilitzes, no t’agrada o no ho necessites, fora”. En aquest aspecte Garcia difereix de Kondo: “Ella diu que si un objecte et fa feliç, que te’l quedis; però això apel·la a la part dreta del cervell, la de les decisions ràpides. És el mateix que fa el màrqueting, i per a les persones més analítiques o als entorns de feina això no funciona”, diu Garcia.

“Pensa com te’n desfaràs fent sis caixes o piles: reciclar, donar, vendre -si se’n pot treure un benefici-, llençar a les escombraries, destruir -sobretot els papers que contenen dades confidencials- i arreglar”. Garcia afegeix un consell extra: “Normalment el que tenim a la vista va a la pila de coses per arreglar, perquè són tasques que tenim pendents de fer”.

Després d’aquesta primera purga Garcia recomana tornar a fer un repàs dels objectes que hem salvat i repreguntar-nos si realment els necessitem, els farem servir o ens agraden.

3. Optimitza l'espai vertical

Garcia manté que no hi ha una manera “correcta” d’ordenar, però sí de crear sistemes. “Aprofitant les línies verticals pots estalviar fins a un 80% de l’espai”, assegura.

“Si ets dels que tens els papers amb tasques pendents escampats per la taula o en piles en horitzontal, pots buscar un mètode més eficient amb un arxivador vertical, dels que tenen un lateral obert: els documents ocuparan molt menys, continuaran a la vista si ho vols, seran més fàcils de trobar i es reduirà el que anomenem desordre visual”, diu.

Moltes empreses tendeixen a posar calaixeres sota les taules, que, segons Garcia, no sempre van bé. “Només són per als treballadors que necessiten tenir la taula ben neta, però per als altres és millor una prestatgeria”.

Garcia també recorda als empresaris que és molt important “respectar el mètode” de cada treballador o equip. De fet, no fer-ho pot tenir conseqüències directes sobre la productivitat de l’empresa: “Recordo el cas d’un equip d’unes cinc persones que treballava en un racó petit i desordenat d’una oficina; fins i tot es van posar una prestatgeria vertical per separar-se de la resta; tenien la seva pròpia zona”, explica Garcia. “El seu cap va voler posar fi a les diferències, netejar aquella zona i reubicar-los, i l’equip va deixar de ser tan eficient. Se sentien més incòmodes”, recorda.

4. El dia comença la nit anterior

Per a les persones que tenen tendència a oblidar reunions, documents, o que arriben tard a la feina (i volen canviar perquè això els genera estrès), Garcia té una recepta molt simple: “S’han de crear la rutina, cada nit, de dedicar uns minuts a pensar què han de fer l’endemà; jo els recomano que s’apuntin què han de dur i, fins i tot, que preparin la roba que s’han de posar. Això fa disminuir molt el nivell d’estrès”.

5. Crea un calendari visual

Per als equips en què se solapen activitats o reunions, Garcia recomana un calendari compartit i visual. “El millor és tenir el mes a la vista i que tothom hi apunti el dia i l’hora en què hi ha una activitat individual o conjunta; d’aquesta manera és molt fàcil veure quan pots programar les activitats i no es perd temps reagendant”. Tot i que aquesta organitzadora té preferència pels calendaris grans (DIN A-3) de paper a la paret, també en recomana alguns de més moderns, com Google Calendar.

6. Fes-te una xuleta

Aquest és un dels mètodes que Garcia va provar ella mateixa abans de dedicar-se a organitzar oficines. “Quan vaig ser mare, fa 14 anys, em vaig adonar que si volia que em tinguessin en compte havia de ser el doble de productiva”. Ella va optar per escurçar el temps que dedicava a cada tasca per poder-ne fer més i igual de bé. “Em vaig fer un sistema per no repetir tasques. Tenia un arxivador ple de xuletes: els telèfons que més feia servir, els codis que més repetia, els accessos directes, plantilles de mails...Tot el que podia fer en un gest, no ho volia fer en deu clics”, recorda.

“Si pots tenir totes les xuletes juntes en un arxivador mòbil, millor. Així t’estalvies engegar l’ordinador”, afegeix: “Si t’estalvies uns minuts, al final del mes poden ser hores”.

7. Aprofita la tecnologia

Tot i que molts dels mètodes que proposa aquesta organitzadora són molt analògics, Garcia no renuncia a les noves tecnologies. “Em trobo molts professionals que em diuen: «Un moment, que no tinc prou espai al mòbil; he d’esborrar fotografies»”. Per a aquest problema Garcia recomana sincronitzar els dispositius amb Gmail: “És una eina que ajuda molt a organitzar-se i permet pujar les fotos al núvol amb Google Fotos; d’aquesta manera les tens disponibles al teu mòbil per revisar-les, però no t’ocupen espai i estan segures”.

Hi ha altres aplicacions que ajuden a organitzar-se: “Recomano molt el navegador Waze, que et diu el temps que trigues a arribar a un lloc i on has aparcat”. “Tot són mètodes -conclou Garcia-, però em sembla increïble que l’organització hagi arribat abans als armaris que a les empreses!”